Je ERP krijgt geen updates of support meer

Misschien wel het duidelijkste teken: de leverancier van je ERP-software heeft de ondersteuning beëindigd of je draait op een versie die al jaren geen updates meer krijgt. Dit betekent geen beveiligingspatches (gevaarlijk!) en geen nieuwe functionaliteit. Als je ERP-leverancier zelfs niet meer bestaat of het pakket end-of-life is verklaard, ben je aangewezen op lapmiddelen. Zodra software niet meer onderhouden wordt, is het tijd om serieus te kijken naar een nieuwe oplossing – voor je kwetsbaarheden worden uitgebuit of het systeem onherstelbaar crasht.

Moeite met integratie in het moderne IT-landschap

Merk je dat het een nachtmerrie is om je ERP te koppelen aan nieuwe tools of platforms? Bijvoorbeeld: er is geen goede API, of je kunt geen real-time data delen met je e-commerce site, CRM of webshop. Een modern ERP hoort een spil te zijn die vlot praat met andere software (cloudservices, data-analyse tools, etc.). Als jouw ERP meer een afgesloten eiland is, loop je kansen mis en kost koppelen veel maatwerk. Dit is een sterk signaal van veroudering: hedendaagse systemen zijn open en verbinden makkelijk.

Gebrek aan functionaliteit leidt tot veel werk buiten het ERP om

Gebruiken teams stiekem allerlei Excel-sheets of aparte applicaties naast het ERP om hun werk gedaan te krijgen? Bijvoorbeeld omdat het ERP bepaalde functies niet biedt of te onhandig is? Dit duidt erop dat het systeem de bedrijfsbehoeften niet meer bijhoudt. Een verouderd ERP past vaak niet meer bij gewijzigde processen of nieuwe businessmodellen. Als gevolg ontstaan “shadow IT”-oplossingen: tijdelijke lapmiddelen die uiteindelijk inefficiënt en foutgevoelig zijn. Wanneer je merkt dat belangrijke processen niet meer in het ERP plaatsvinden maar eromheen, is dat een wake-up call. Een modern ERP zal die functies wél geïntegreerd bieden.

Slechte performantie en verouderde technologie

Heeft iedereen op kantoor grappen over hoe traag het ERP is (“ga maar koffie halen terwijl het rapport draait”) of werkt het alleen via een ouderwetse Windows applicatie die niet web-based is? Technologische veroudering merk je aan verschillende dingen: het systeem is traag, het heeft regelmatig storingen, het werkt niet lekker op moderne besturingssystemen of apparaten, of je moet vreemde omwegen maken (bijv. via een remote desktop) om erbij te kunnen. Ook ontbreken van mobiele toegang kan een issue zijn. Een modern bedrijf vraagt om snelle, vlotte software die ook op afstand of mobiel toegankelijk is. Is jouw ERP nog een logge mastodont op een lokale server in de kelder, dan loop je achter.

Onderhoud en wijzigingen kosten buitensporig veel tijd/geld

Elke kleine aanpassing in rapportages of processen vergt een dure consultant, of erger nog: is onmogelijk omdat niemand de oude code nog begrijpt. Ook merkt IT dat het veel tijd kwijt is aan het in de lucht houden van de ERP-infrastructuur (denk aan servers die piepen en kraken, ingewikkelde backups, etc.). Soms lijkt het goedkoper vast te houden aan het oude (“het is toch afgeschreven en werkt nog”), maar als je de optelsom maakt van alle noodverbanden, extra ondersteuningskosten en gemiste efficiëntie, kan een nieuw ERP op termijn voordeliger zijn. Als je nu merkt dat elke upgrade een mega-project is of dat simpele dingen niet meer kunnen, dan is dat een duidelijk signaal: het systeem past niet meer bij de huidige tijd.

Gebruikers zijn ontevreden en adoptie is laag

Een wat minder tastbaar, maar belangrijk signaal: de stemming onder je medewerkers. Horen jullie klachten als “dit systeem werkt ons tegen” of “ik doe het liever buiten het ERP want dat scheelt gedoe”? Zien nieuwe medewerkers het ERP als archaïsch en moeilijk te leren? Een modern, gebruiksvriendelijk ERP werkt juist als een katalysator voor productiviteit. Als jouw mensen creatief bezig zijn om het ERP heen te werken of er weerstand tegen hebben, verlies je veel potentieel. Verouderde software leidt vaak tot lage adoptie, wat op zijn beurt ertoe leidt dat management minder inzicht heeft (omdat mensen niet alles invoeren). Tevreden, efficiënte gebruikers zijn essentieel – en die krijg je niet met een pakket uit het vorige decennium.

Behoeften inventariseren

Breng in kaart waar je huidige ERP tekortschiet. Welke functies mis je, welke integraties zijn wenselijk, welke processen lopen stroef? Dit wordt de basis voor je selectie van een nieuw systeem.

Oriënteren op moderne ERP-oplossingen

Kijk wat de huidige markt te bieden heeft. Bijvoorbeeld cloud-ERP zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central of andere platforms die passen bij jouw bedrijfsomvang. Let op zaken als gebruiksvriendelijkheid, mobiele toegang, en de beschikbaarheid van lokale partners die je kunnen begeleiden.

Interne discussie en budget

Maak binnen het management duidelijk dat doorgaan op de oude voet risico’s en kosten met zich meebrengt (leg de genoemde signalen en gevolgen uit). Vaak is er pas actie als men de urgentie inziet. Een verouderd ERP vervangen is een investering, maar noodzakelijk om toekomstige groei en stabiliteit te garanderen.

Plan van aanpak (roadmap)

Beslis of je een upgrade kunt doen van je huidig systeem of dat een geheel nieuwe oplossing beter is. Sommige oudere ERP’s hebben een upgrade pad naar een moderne variant, maar soms is het effectiever om een frisse start te maken met een nieuw pakket en de data migreren. Stel een globale planning op (vaak duurt een implementatie enkele maanden tot een jaar, zie ook onze blog over ERP-implementatie).

Hoe lang gaat een gemiddeld ERP-systeem mee voordat het verouderd is?

Gemiddeld zie je dat ERP-systemen zo’n 10 tot 15 jaar meegaan bij bedrijven voordat een grote upgrade of vervanging plaatsvindt. Technologisch verandert er veel in een decennium: denk aan de opkomst van cloud, mobiele apps, AI-ondersteuning, etc. Na 10 jaar begint een pakket vaak duidelijke achterstand te vertonen tenzij het continu is mee-gegroeid via updates. Uiteraard verschilt dit: een ERP dat regelmatig geüpdatet is kan langer relevant blijven, terwijl een stilstaand systeem na 7-8 jaar al pijnpunten kan geven. Belangrijk is niet zozeer het aantal jaren, maar de signalen van veroudering zoals hierboven beschreven. Die kunnen je vertellen of jouw ERP zijn houdbaarheidsdatum nadert.

Kunnen we niet beter ons huidige ERP upgraden in plaats van helemaal te vervangen?

Dat hangt af van de situatie. Sommige ERP-leveranciers bieden upgradescripts of migratietools naar hun nieuwste versie (bijvoorbeeld van een on-premise versie naar een cloudversie van hetzelfde product). Dit kan voordelen hebben als de onderliggende data-structuur grotendeels behouden blijft, want dan kun je historie makkelijker meenemen. Echter, als je huidige ERP zó verouderd is of niet eens een duidelijke opvolger heeft, kan een volledig nieuwe oplossing kiezen logischer zijn. Vervangen geeft je ook de kans om meteen je processen te herzien en een frisse start te maken zonder legacy-configuraties. In de praktijk maken bedrijven vaak een business case voor beide scenario’s: upgrade vs vervangen, om te zien wat de impact is qua kosten, tijd en risico. Dynamate helpt klanten regelmatig met zo’n analyse om de beste route te bepalen.

Wat zijn de risico’s als we nog enkele jaren op een verouderd ERP blijven?

Hoe langer je wacht, hoe groter de risico’s worden: operationele verstoring (door een grote storing die moeilijk te herstellen is, bijvoorbeeld hardware die niet meer te repareren is of software die crasht), veiligheidsincidenten (oude systemen hebben bekende kwetsbaarheden waarop hackers kunnen inspelen – datalekken of ransomware-aanvallen kunnen het gevolg zijn), competitiviteitsverlies (je concurrenten automatiseren verder en kunnen sneller leveren, beter inspelen op klantvragen, terwijl jouw organisatie beperkt wordt door het systeem), en moeilijkere overgang later (hoe langer je wacht, hoe meer data en wijzigingen je moet inhalen bij een latere migratie, wat het project alleen maar groter maakt). 

Kortom: de kosten en uitdagingen nemen doorgaans toe naarmate je een upgrade/modernisering uitstelt. Het is begrijpelijk om een investering even uit te stellen, maar reken jezelf niet rijk: de “onzichtbare kosten” van niets doen kunnen hoog oplopen.

Wat is een modern alternatief voor een verouderd on-premise ERP?

Tegenwoordig kiezen veel bedrijven voor een cloud-gebaseerd ERP-systeem als ze hun oude systeem vervangen. Bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365 Business Central (voor mid-market), SAP S/4HANA Cloud, Oracle NetSuite, enzovoort – afhankelijk van je bedrijfsgrootte en eisen. Een cloud-ERP heeft als voordeel dat de leverancier de technische kant beheert (updates, servers, backups), zodat jij je op de processen kunt richten. Bovendien krijg je regelmatige updates met nieuwe functionaliteiten. Als je liever nog niet volledig in de cloud gaat, zijn er ook hybride opties of moderne on-premise varianten, maar de trend is duidelijk richting cloud. Belangrijk is dat je kiest voor een oplossing die future-proof is: eentje met een roadmap, een ecosysteem van partners en voldoende flexibiliteit. Bij Dynamate hebben we bijvoorbeeld veel klanten succesvol gemigreerd naar Dynamics 365 Business Central omdat het qua functionaliteit rijk is, gebruiksvriendelijk en aansluit op andere Microsoft-tools. Maar de beste keuze hangt uiteraard af van jouw specifieke situatie en voorkeuren. Een goed adviestraject vooraf loont altijd de moeite.