Een ERP-systeem invoeren is als een marathon: zonder plan en voorbereiding loop je het risico voortijdig uit te vallen. Wist je dat volgens Gartner tot 70% van de ERP-projecten niet volledig aan de verwachtingen voldoet? In deze blog gidsen we je door een ERP-implementatie in 10 concrete stappen. We besteden aandacht aan de valkuilen én succesfactoren bij elke stap, zodat jij jouw ERP-project met vertrouwen kunt aanvliegen.

10 stappen voor een succesvolle ERP-implementatie

1. Definieer duidelijke doelstellingen en scope

Begin met het einddoel voor ogen. Waarom voer je een nieuw ERP in? Welke pijnpunten moet het oplossen? Stel samen met het management meetbare doelstellingen op (bijv. “realtime voorraad inzichtelijk” of “snellere maandafsluiting met 30%”). Bepaal ook de scope: welke bedrijfsonderdelen en processen vallen binnen het project, en wat juist (nog) niet? Een veelvoorkomende valkuil is een te brede scope waardoor het project onbeheersbaar wordt. Focus dus op kernprocessen die de meeste waarde opleveren.

2. Stel een intern projectteam samen

Een ERP-implementatie is een teamprestatie. Richt een projectteam op met vertegenwoordigers van alle relevante afdelingen (financiën, logistiek, verkoop, IT, etc.). Kies een sterke projectleider die mandaat heeft om beslissingen te nemen. Succesfactor hier is betrokkenheid: betrek key users vroegtijdig, zo creëer je draagvlak. Vermijd de valkuil om alles alleen door IT te laten trekken – gebruikersinput is goud waard om het systeem straks goed te laten aansluiten op de praktijk.

3. Kies de juiste ERP-partner en software

Vaak is al bekend welk ERP-systeem je gaat invoeren, maar zo niet, dan is dit de stap om systematisch pakketten en implementatiepartners te evalueren. Kijk niet alleen naar functionaliteit, maar ook naar branche-ervaring van de partner en de ondersteuning die ze bieden. Maak bijvoorbeeld een Proof of Concept of vraag referenties op. Een klassieke valkuil is kiezen voor de goedkoopste oplossing zonder te kijken naar lange-termijn samenwerking. Een goede ERP-partner, zoals Dynamate, begeleidt je niet alleen technisch, maar ook bij veranderbeheer en training.

4. Analyseer en optimaliseer je bedrijfsprocessen

Voordat je het systeem inricht, moet je begrijpen hoe je processen lopen en waar verbetering mogelijk is. Organiseer workshops met de afdelingen om de huidige workflows in kaart te brengen (“as-is”) en ontwerp samen de gewenste nieuwe werkwijze (“to-be”). Dit is hét moment om inefficiënties aan te pakken. Pas op: probeer niet elke huidige werkwijze één-op-één in het nieuwe ERP te proppen. Durf best practices van het ERP-pakket te omarmen en je processen daarop aan te passen. Een succesfactor is dus: software zo veel mogelijk standaard inzetten en processen optimaliseren, in plaats van andersom.

5. Systeemontwerp en configuratie

Nu vertaalt je implementatiepartner de besproken processen naar een ERP-configuratie. Dit betekent het inrichten van modules, definiëren van velden, rollen en rechten instellen, et cetera. Het projectteam valideert regelmatig of de inrichting klopt (bijvoorbeeld via prototypes of demo-sessies). Een veelvoorkomend risico is scope creep: terwijl je bezig bent komen er continu nieuwe wensen bij. Bewaak daarom streng wat is afgesproken in stap 1 (scope). Nieuwe wensen kunnen meestal beter in een latere fase (of als aparte verbetering na go-live) worden behandeld, zodat het project beheersbaar blijft.

6. Data migratie (schone data gegarandeerd)

Geen ERP zonder data. Klantenbestand, artikelgegevens, openstaande orders – die moeten van oude systemen naar het nieuwe ERP. Deze stap vergt veel voorbereiding: data opschonen (dubbele of verouderde records verwijderen) en beslissen welke historische data meeverhuizen. Valkuil: vervuilde data ongewild migreren, waardoor je rommel importeert en het nieuwe systeem direct vervuilt raakt. Neem de tijd om je data te schonen en test de migratie in proefruns. Succesfactor hierbij is ook om verantwoordelijkheden te beleggen: wie controleert de klantdata, wie productdata, enzovoort. Zo voelt iedereen zich eigenaar van “zijn” data.

7. Integraties met andere systemen

Vrijwel altijd moet je een ERP koppelen met andere applicaties. Denk aan een webshop, een extern magazijnsysteem of specifieke tooling (bijv. een Loonpakket of productiemachine). Plan deze integraties in en test ze uitvoerig. Dit is technisch vaak complex. De valkuil hier is om integraties te laat op te pakken, waardoor bij go-live blijken die koppelingen niet goed te werken. Begin dus tijdig en betrek eventueel derde partijen (bijvoorbeeld de leverancier van de webshopsoftware) bij het proces. Een praktijkvoorbeeld: bij de Barbecook-case hebben we de integratie tussen de webshop en Dynamics 365 Business Central vanaf de start meegenomen, zodat online orders direct in het ERP belandden zonder manuele tussenkomst – een succesfactor die latere problemen voorkwam.

8. Testen, testen, testen

Voor je live gaat, moet je zeker weten dat alles werkt zoals bedoeld. Organiseer verschillende testfases: unit tests (elk onderdeel apart), integratietests (werken modules en koppelingen samen) en een algemene acceptatietest. Betrek eindgebruikers bij die laatste fase: laat key users in een testsysteem hun dagelijkse taken uitvoeren. Hierdoor vind je niet alleen eventuele fouten, maar raken gebruikers ook vertrouwd met het nieuwe ERP. Een bekende valkuil is te snel willen gaan en testen overslaan of afraffelen. Elke uur dat je nu in testen steekt, verdien je dubbel en dwars terug na livegang doordat je minder issues hebt.

9. Training en change management

Hoe goed het nieuwe systeem ook is, het staat of valt met acceptatie door de gebruikers. Investeer in training voor alle medewerkers die met het ERP gaan werken. Zorg voor duidelijke handleidingen, workshops en eventueel een oefenomgeving waar mensen kunnen wennen. Maar let ook op change management in bredere zin: een ERP-implementatie betekent vaak dat processen anders lopen dan voorheen. Communiceer daarom continu waarom de verandering nodig is en wat de voordelen zijn. Een succesfactor is het aanstellen van change ambassadors binnen teams – collega’s die extra goed getraind zijn en hun teamgenoten kunnen ondersteunen. Zo wordt de drempel om hulp te vragen lager. 

👉 Tip: Dynamate biedt naast technische implementatie ook training, coaching & change management om organisaties door zo’n verandering te loodsen.

10. Go-live en nazorg

Dan is het moment daar: de livegang. Vaak kies je een rustig moment (bv. begin van een nieuw financieel kwartaal) om over te schakelen. Zorg dat er op de dag van go-live extra support beschikbaar is – zowel van je interne projectteam als van de implementatiepartner. Het is normaal dat er in de eerste weken na livegang nog kleine problemen of vragen opduiken. Plan daarom ook nazorg: regelmatige evaluatiemeetings, een hotline voor support en eventueel een “hypercare”-periode waarin intensieve ondersteuning wordt geboden. Een valkuil is om na go-live het project direct te sluiten. Beter is om een aantal weken of maanden nog door te pakken: afrondende issues oplossen, verbeteringen doorvoeren en de gebruikerscommunity levendig houden (bijv. via Q&A-sessies of een interne nieuwsbrief met tips).

Succesfactoren en valkuilen in een notendop

Zoals je ziet komen bij elke stap bepaalde aandachtspunten terug. Communicatie en betrokkenheid van gebruikers lopen als een rode draad door het hele traject – onderschat dit niet. Technisch kan alles kloppen, maar als de mensen niet meekunnen, loopt het project gevaar. Werk daarom aan draagvlak vanaf dag 1. Een andere succesfactor is realistisch blijven: stel haalbare doelen, een haalbare planning en bewaak de scope. Liever nu een solide basis neerzetten en later uitbreiden, dan alles tegelijk willen en half afmaken. Maak ook actief gebruik van de kennis van je implementatiepartner; zij hebben vaak tientallen projecten meegemaakt en kunnen je behoeden voor bekende valkuilen. Tot slot: blijf gefocust op de beoogde bedrijfswaarde. Ja, een ERP-implementatie vergt tijd en middelen, maar het doel is om je organisatie beter te laten draaien. Houd die “North Star” voor ogen bij elke beslissing. Op die manier blijft de investering gerechtvaardigd en ga je echt de vruchten plukken van het nieuwe systeem. Intern linken: Wil je meer weten over hoe Dynamate zo’n implementatietraject aanpakt of zoek je een ervaren partner voor jouw ERP-project? Neem dan eens een kijkje op onze pagina over Enterprise Resource Planning of neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Met de juiste aanpak en partner wordt jouw ERP-implementatie gegarandeerd een succesverhaal!