Heb je ook al eens geworsteld met het handmatig bijhouden en registreren van bezoekers in je inkomhal? Dan hebben we goed nieuws: Dynamate ontwikkelde een gebruiksvriendelijke applicatie die het volledige proces van bezoekersregistratie digitaliseert en stroomlijnt. Zo bespaar je kostbare tijd, vermijd je onnodig papierwerk en maak je bovendien een professionele indruk op je bezoekers.

Digitale Receptie Power App

Onze Digitale Receptie is gebouwd met Microsoft Power Apps en maakt deel uit van het Microsoft 365-ecosysteem. Alle gegevens worden automatisch naar onder andere SharePoint, Teams en Outlook gestuurd.

Dynamate stelt dit sjabloon beschikbaar aan klanten, waarna je het volledig kunt personaliseren of uitbreiden naar eigen wensen. De app draait naadloos op een iPad, die je desgewenst kunt monteren op een stijlvolle vloerstandaard in de inkomhal voor een moderne, professionele look.

Functionaliteiten

De standaardversie van onze app heeft verschillende modules die je organisatie een stuk efficiënter maken. Hieronder ontdek je alle belangrijke functies. Wil je liever eerst een beeld krijgen van hoe het werkt? Bekijk dan gerust onze demo-video (beschikbaar op aanvraag) en klik door naar de onderdelen die jij het interessantst vindt.

1. Aanmelden voor contact met een medewerker

Voor bezoekers die langskomen voor een gesprek of vergadering met een interne medewerker, voorziet de app vier handige keuzemogelijkheden:

• Vergaderingen
• Zonder afspraak
• Onderhoud
• Ophalen materiaal

Zodra een bezoeker zich registreert en zijn of haar handtekening plaatst, wordt die informatie opgeslagen in een SharePoint-lijst. De betrokken medewerker krijgt automatisch een bericht via Teams, zodat iedereen onmiddellijk weet dat de bezoeker is gearriveerd.

2. Slimme opleidingsregistratie

Organiseer je seminars of opleidingen voor medewerkers of externen? Dan kan de app de ingeschreven deelnemers uit een SharePoint-lijst ophalen, zodat ze zich bij aankomst eenvoudig kunnen aanmelden. De deelnemer selecteert zijn of haar naam, zet een handtekening en kan eventueel extra opties aanvinken.

Als extraatje kan de deelnemer meteen een broodje samenstellen en bestellen voor in de pauze. Iedereen krijgt zo een persoonlijke lunch op basis van zijn of haar voorkeuren.

3. Broodjes samenstellen en bestellen

Met de broodjesmodule stel je belegde broodjes volledig naar wens samen. De gekozen ingrediënten worden geregistreerd en doorgestuurd via Outlook e-mail naar het secretariaat (of het cateringbedrijf). Alle bestellingen worden ook bijgehouden in een SharePoint-lijst, zodat je later perfect kunt bijhouden wie wat heeft besteld.

4. Efficiënt leveringsbeheer

Of het nu gaat om leveringen voor je bedrijf of privéleveringen voor medewerkers: onze app helpt je om elke zending overzichtelijk te beheren.

• Professionele leveringen genereren automatisch een QR-code die intern gebruikt kan worden, en de juiste afdelingen krijgen meteen een melding via Outlook én Teams.
• Privéleveringen voor medewerkers? Dan ontvangt de betreffende persoon een melding in Teams en kan die digitaal aftekenen bij ontvangst.

5. Aanmelden voor herstelling

Verwacht je een apparaat of product dat moet worden gerepareerd? Dan kan de klant of medewerker dit eenvoudig registeren in de app. Wie een contactpersoon selecteert, zorgt er meteen voor dat deze persoon een melding in Outlook ontvangt. Zo blijft iedereen op de hoogte en worden reparaties snel opgevolgd.

Integraties en connectoren

Standaard maakt onze Digitale Receptie gebruik van Power Apps, Power Automate, SharePoint, Teams en Outlook. Wil je meer? Dan kunnen we de app uitbreiden met de hele Microsoft 365-suite, zoals Dynamics 365 Business Central, Sales Professional, Power BI, Excel, OneDrive … Daarnaast kun je met Power Apps ook een brede waaier aan third-party applicaties integreren. Je vindt een volledige lijst van mogelijke connectoren hier.

Setup

Dynamate kan de volledige setup voor je verzorgen. Dit pakket omvat:

1. Het Power App-sjabloon
2. Eventuele personalisaties en uitbreidingen
3. Een iPad (inclusief benodigde accessoires)
4. De vloerstandaard voor de iPad

Voor de standaard Power Apps-template hanteren we een basisprijs . Bijkomende aanpassingen – zoals de integratie van je huisstijl of extra functionaliteiten – werken we in regie uit. Zo betaal je enkel voor wat je écht nodig hebt.

Ben je benieuwd naar een offerte op maat? Of wil je meer weten over hoe je jouw receptie en bezoekersmanagement kunt digitaliseren? Neem gerust contact met ons op en we bekijken samen hoe de Digitale Receptie het beste bij jouw organisatie past.

Klaar voor een moderne, digitale receptie?

Met onze Digitale Receptie Power App beheer je bezoekers, leveringen en opleidingen in één gebruiksvriendelijke toepassing. Geen rompslomp meer met papieren lijsten of onduidelijke afspraken: voortaan loopt je ontvangst vlekkeloos en maak je meteen een professionele indruk.

Neem contact op met Dynamate en ontdek hoe we jouw receptie automatiseren en optimaliseren!