Een gebruiksvriendelijk SharePoint ticketingsysteem voor Xplo
Xplo is een non-profitorganisatie in de bijzondere jeugdzorg, actief vanuit zes locaties in West-Vlaanderen. De organisatie ontstond uit de fusie van drie entiteiten en telt vandaag zo’n 300 medewerkers. Met die fusie kwamen ook drie verschillende systemen en werkmethodes samen, en zo ontstond een grote uitdaging: tot één uniforme manier van werken komen.
Om de versnippering te overwinnen, vroeg Xplo aan Dynamate om binnen het bestaande Microsoft 365-ecosysteem een gebruiksvriendelijk ticketingsysteem te ontwikkelen waarmee de hele organisatie vlot aan de slag kon.
| Klant | Xplo |
|---|---|
| Technologieën | Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneNote |
| Diensten | Modern workplace |
Wat Xplo nodig had
Voorheen gebruikte Xplo een FMIS-systeem, maar daarvan werd slechts een fractie benut: het ticketsysteem bevatte maar 5% van de benodigde functionaliteit, waardoor de licentiekosten niet in verhouding waren. Bovendien bleek het platform niet schaalbaar naar alle vestigingen en medewerkers.
Als non-profitorganisatie beschikte Xplo al over voordelige Microsoft 365-licenties. De uitdaging voor Dynamate was duidelijk: met de bestaande Microsoft-tools aan de slag gaan om een ticketingsysteem te bouwen dat betaalbaar is, laagdrempelig voor alle medewerkers én flexibel genoeg om mee te groeien met de organisatie.
Onze digitale oplossing
Dynamate ontwikkelde een ticketingsysteem dat volledig steunt op de vertrouwde Microsoft 365-omgeving. Het systeem combineert eenvoud met functionaliteit, zodat ook medewerkers met weinig digitale ervaring er vlot mee aan de slag kunnen.
-
Eenvoudig meldingsformulier
Via Microsoft Forms kunnen medewerkers in enkele klikken een ticket aanmaken. Het formulier is bewust laagdrempelig, zodat ook collega’s met weinig digitale ervaring ermee overweg kunnen.
-
Centrale opslag in SharePoint
Alle tickets worden automatisch verzameld in een SharePoint-lijst. Met behulp van JSON-formattering kreeg Xplo een overzichtelijk bord waarop tickets kunnen worden verplaatst tussen statussen en toegewezen aan medewerkers.
-
Teams-integratie voor opvolging
Voor elk ticket wordt automatisch een gestructureerde Teams-chatgroep aangemaakt, zodat communicatie en historiek centraal blijven. Coördinatoren behouden het overzicht per locatie en kunnen tickets filteren en verdelen.
-
Werkbonnen en facturatie
Voor de technische dienst worden automatisch werkbonnen in OneNote gegenereerd, die eenvoudig af te drukken zijn. Voor schadegevallen is er een aparte flow die de financiële opvolging en facturatie ondersteunt.
-
Specifieke views per afdeling
Medewerkers krijgen een gepersonaliseerde weergave van de tickets, afgestemd op hun rol (bv. ICT, technische dienst, directie of boekhouding). Dat maakt de opvolging sneller en overzichtelijker.
-
Foto’s en extra integraties
Medewerkers kunnen rechtstreeks via hun smartphone foto’s toevoegen aan een ticket. Het systeem is bovendien voorbereid op koppelingen met Microsoft Planner en To Do, waardoor toekomstige uitbreidingen vlot kunnen worden doorgevoerd.
Het resultaat
Het nieuwe ticketingsysteem werd intussen uitgerold op meerdere campussen van Xplo. De ICT-helpdesk draait er al volledig op, en ook de technische dienst schakelt stap voor stap over. De voordelen voor de organisatie zijn meteen duidelijk:
- Betaalbaar & transparant: geen dure licenties of onverwachte kosten, enkel betalen voor wat echt nodig is.
- Laagdrempelig: ook medewerkers die minder digitaal vaardig zijn, kunnen eenvoudig meldingen aanmaken en opvolgen.
- Flexibel: het systeem groeit mee met de organisatie en kan door de Interne ICT-medewerkers verder worden aangepast.
- Minder afhankelijkheid: doordat alles in Microsoft 365 zit, is Xplo niet gebonden aan één softwareleverancier.
De samenwerking tussen Xplo en Dynamate liep bijzonder vlot, met ruimte voor dialoog en bijsturing onderweg. Ook de opleiding van de interne ICT-medewerkers was een belangrijke factor: Xplo kan vandaag zelf verder bouwen op het systeem.
Voor ons was het belangrijk dat de oplossing betaalbaar bleef én tegelijk aansloot bij de Microsoft-licenties die we al hadden. Dankzij Dynamate hebben we nu een systeem dat overzichtelijk is voor coördinatoren, eenvoudig voor uitvoerders en uitbreidbaar wanneer nodig.
De kracht van dit systeem zit in de eenvoud. Zelfs medewerkers die weinig met computers werken, kunnen ermee aan de slag. Het systeem wijst zichzelf uit.
Met dit ticketingsysteem beschikt Xplo nu over een uniforme, betaalbare en toekomstgerichte oplossing die de hele organisatie vooruithelpt.
Let’s
—talk!
Mis nooit meer een update van Dynamate!
Ben je klaar om je kennis voortdurend te verrijken of op zoek naar hulp van onze digitale experts? Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste inspirerende inzichten, praktische tips en exclusieve uitnodigingen voor onze webinars en events.
