Westtoer zet zich nu ook digitaal op de kaart
Hoe zet je een regio die altijd weet te verrassen in de digitale etalage? Dat was de uitdaging waar Westtoer voor stond. De bestaande webshop van het toeristische bureau voldeed niet meer aan de hedendaagse eisen van haar gebruikers. Vooral de mobiele interface had nood aan een grondige herziening. Dynamate ontwikkelde een oplossing die inspeelde op de huidige noden en tegelijkertijd voldoende ruimte bood voor toekomstige groei.
| Klant | Westtoer |
|---|---|
| Technologieën | Shopify, Dynamics 365 Business Central |
| Diensten | Dynamics 365 Business Central, Shopify & Shopify Plus, BoCount Dynamics |
Wat Westtoer wilde en de weg naar het resultaat
Westtoer zocht naar een gebruiksvriendelijke, flexibele webshop die hun toeristische kaarten, brochures en routes eenvoudig bij hun publiek kon brengen. Dit vereiste een platform dat niet alleen de eindgebruiker centraal stelt, maar ook een gestroomlijnde integratie bood met hun back-end systemen voor logistieke, financiële en administratieve processen. Het doel was om een webshop te ontwikkelen die nauw samenwerkt met systemen zoals Microsoft Business Central en die complexere processen zoals klantenbeheer, kortingsstructuren en toegangscontrole soepel kan ondersteunen.
- Integratie met Business Central om de backend-processen te optimaliseren en een naadloze synchronisatie van klant- en ordergegevens te garanderen.
- Automatische kortingstoewijzing aan B2B-klanten, rechtstreeks vanuit het ERP-systeem van Westtoer.
- Configuurbare bestellimieten per product en klantgroep, inclusief tijdelijke opschortingen van deze limieten tijdens specifieke periodes.
- Beveiligde collecties die alleen toegankelijk zijn voor gedefinieerde klantgroepen.
- Dynamische kortingstructuren voor vrijwilligers met specifieke regels en jaarlijkse updates.
Een kijk op onze verwezenlijkingen
-
Verkoop, logistiek en naadloze integratie met Business Central
De webshop van Westtoer biedt zowel betaalde als gratis toeristische folders aan via Shopify. De volledige logistieke flow begint hier en orders worden elke vijf minuten automatisch naar Business Central gestuurd voor verwerking. Wat deze oplossing uniek maakt, is de manier waarop zowel particuliere klanten als B2B-klanten worden bediend. Particulieren betalen hun orders direct, terwijl B2B-klanten, zoals toeristische diensten, via hun account toegang krijgen tot kortingen en aangepaste betalingsopties. Dankzij de directe koppeling tussen Shopify en Business Central blijven voorraad- en prijsgegevens continu actueel, wat niet alleen zorgt voor tevreden klanten maar ook voor efficiënte bedrijfsvoering.
De integratie met Business Central is een van de belangrijkste technische prestaties binnen dit project. Het zorgt ervoor dat de webshop automatisch gegevens uitwisselt met de back-end, wat het handmatig invoeren van data en mogelijke fouten voorkomt. Daarnaast worden nieuwe artikelen en taalvarianten in Business Central aangemaakt en direct doorgevoerd naar de webshop, wat resulteert in een volledig up-to-date platform.
-
Automatische kortingen en flexibele bestellimieten
Om hun zakelijke klanten optimaal te bedienen, ontwikkelde Dynamate een systeem waarin B2B-klanten automatisch kortingen toegewezen krijgen zodra hun account geverifieerd is. Deze kortingen worden beheerd in Business Central en real-time zichtbaar gemaakt in de webshop. Dit biedt Westtoer de flexibiliteit om snel in te spelen op veranderingen in hun klantenbestand en zorgt voor een feilloze winkelervaring voor hun zakelijke partners.
Een andere belangrijke functionaliteit die ontwikkeld werd, is de mogelijkheid om bestellimieten in te stellen per product en klantgroep. Dit was essentieel voor het beheren van de verschillende klantensegmenten van Westtoer. De flexibele oplossing biedt niet alleen de mogelijkheid om limieten aan te passen, maar ook om ze tijdelijk op te heffen tijdens promoties of specifieke campagnes. Dit geeft Westtoer maximale controle over hun verkoopstrategie zonder dat de back-end overbelast wordt met complexe regels.
-
Goedkeuringsflows en geautomatiseerd aankoopbeheer
Naast de webshop zelf had Westtoer een oplossing nodig voor hun interne aankoopprocessen. Dynamate implementeerde BoCount Dynamics Approvals, waarmee goedkeuringsflows voor aankopen geautomatiseerd werden. Medewerkers kunnen bestellingen plaatsen, maar afhankelijk van het bedrag moet de order goedgekeurd worden door het afdelingshoofd of de algemene vergadering. Dit systeem zorgt ervoor dat alle aankopen aan strikte interne controleprocedures voldoen, terwijl het administratieve werk tot een minimum wordt beperkt.
Facturen worden automatisch gekoppeld aan de goedgekeurde orders en gecontroleerd via Document Capture, een andere cruciale toevoeging aan het systeem. Dit helpt Westtoer om efficiënt hun administratieve lasten te verminderen en betalingen sneller te verwerken. Deze oplossingen garanderen dat het volledige proces – van bestelling tot goedkeuring en betaling – soepel verloopt binnen de organisatie.
-
Integratie met Peppol en de overgang naar elektronische facturatie
Naast het efficiënter maken van hun bestaande processen, bereidt Westtoer zich ook voor op de toekomstige verplichting van de Belgische overheid om vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen te gebruiken voor alle zakelijke transacties. Westtoer implementeert daarom een koppeling met het Peppol-netwerk, de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Dit netwerk zorgt ervoor dat facturen via een veilig en gestandaardiseerd formaat, zoals ubl of xml, automatisch kunnen worden verwerkt in Business Central.
Deze stap is cruciaal omdat momenteel 60% van de facturen in België nog steeds via e-mail wordt verzonden, terwijl slechts 25% van de facturen in een gestructureerd formaat bestaat. Door deze integratie met Peppol en het gebruik van Document Capture is Westtoer klaar voor de overgang naar volledige elektronische facturatie, wat de administratieve efficiëntie verder zal verhogen en voldoet aan de komende wettelijke verplichtingen.
-
Oplossingen voor vrijwilligers en documentbeheer
Naast hun reguliere klanten heeft Westtoer ook een vrijwilligersprogramma met specifieke kortingsstructuren. Vrijwilligers ontvangen bijvoorbeeld 50% korting op gewone kaarten en 20% op boxen, maar mogen slechts één product per soort kopen. Dit complexere kortingsmodel wordt automatisch beheerd en jaarlijks bijgewerkt via een mailinglijst. Dankzij de slimme integratie tussen externe tools en de webshop verloopt dit proces volledig geautomatiseerd, wat Westtoer een hoop handmatig werk bespaart.
Daarnaast maakt Westtoer gebruik van BoCount Dynamics Electronic Banking en Document Capture voor hun financiële processen. Documenten zoals facturen worden automatisch ingelezen en gekoppeld aan de juiste orders, terwijl betalingen efficiënt worden beheerd via een directe synchronisatie tussen Business Central en Isabel, hun betalingssysteem. Dit zorgt voor volledige transparantie en controle in hun financiële stromen.
De specifieke uitdagingen voor de toeristische sector
Voor een organisatie als Westtoer, actief in de toeristische sector, is een webshop niet alleen een verkoopkanaal, maar een essentieel hulpmiddel om hun missie te ondersteunen: het promoten van toerisme in West-Vlaanderen. Door een gebruiksvriendelijke en efficiënte webshop te combineren met geavanceerde back-end oplossingen, kan Westtoer zich nu richten op wat echt belangrijk is. De volledige integratie van Business Central met Shopify, in combinatie met flexibele systemen voor voorraadbeheer, kortingsstructuren en rapportages, stelt Westtoer in staat om zowel hun operationele efficiëntie te verhogen als gepersonaliseerde marketing te bieden op basis van real-time data.
Conclusie
De nieuwe webshop van Westtoer biedt een intuïtieve gebruikerservaring en maakt tegelijkertijd hun complexe bedrijfsprocessen veel efficiënter. Door de slimme integratie van diverse systemen, van Business Central tot Document Capture, kan Westtoer niet alleen beter inspelen op de behoeften van hun diverse doelgroepen, maar ook strategische beslissingen nemen op basis van actuele informatie. Dit project toont hoe een holistische aanpak en diepgaande technische expertise leiden tot duurzame oplossingen die organisaties helpen groeien en optimaliseren.
Klaar voor jouw project?
Heeft jouw organisatie vergelijkbare uitdagingen of ambities? Neem contact met ons op voor een verkennend gesprek over hoe wij jouw digitale transformatie kunnen ondersteunen.
Contacteer ons
Let’s
—talk!
Mis nooit meer een update van Dynamate!
Ben je klaar om je kennis voortdurend te verrijken of op zoek naar hulp van onze digitale experts? Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste inspirerende inzichten, praktische tips en exclusieve uitnodigingen voor onze webinars en events.
