OptimaT geeft medewerkers meer zelfstandigheid met een “digitale receptie” Power App

Als industrieel toeleveringsbedrijf streeft OptimaT naar efficiënte en kwaliteitsvolle processen, zowel op de werkvloer als in de ondersteunende diensten. Daarom investeert het bedrijf voortdurend in oplossingen die medewerkers snel en eenvoudig toegang geven tot dagelijkse administratieve processen. Denk aan een broodje of maaltijd bestellen, verlof aanvragen, verloftellers raadplegen of een ziekte melden.

Klant	OptimaT
Technologieën	Dynamics 365 Business Central, Power Apps
Diensten	Business Applications Productie, Projecten, Financieel beheer

Wat OptimaT wilde

Tot voor kort verliepen die zaken grotendeels manueel. Medewerkers gaven hun aanvraag door aan hun afdelingsverantwoordelijke, assistent of ploegchef, die alles vervolgens zelf moest verwerken in Navision. Dat zorgde voor extra administratie én maakte medewerkers afhankelijk van tussenpersonen voor heel alledaagse acties.

Om deze processen verder te digitaliseren, ging OptimaT op zoek naar een oplossing die gebruiksgemak combineert met een sterke integratie in de bestaande bedrijfssoftware. Hiervoor werd samengewerkt met Dynamate.

We zochten niet zomaar een app, maar een oplossing die medewerkers meer autonomie geeft én onze interne werking efficiënter maakt. Die combinatie hebben we met deze digitale receptie gevonden.

Marianne Deseure | Financieel- en HR- Directeur

Een digitale receptie voor medewerkersvragen

De vraag van OptimaT was duidelijk: ontwikkel een toegankelijke omgeving waarin medewerkers zelfstandig hun dagelijkse aanvragen kunnen beheren.

Dynamate bouwde hiervoor een Power App die werkt als een soort digitale receptie. Medewerkers kunnen de app gebruiken via smartphone, tablet of pc. Dat was belangrijk, omdat niet elke medewerker met een vaste werkpost of zakelijke Microsoft 365-account werkt. De app werd daarom zo opgezet dat gebruikers ook met hun persoonlijk e-mailadres toegang kunnen krijgen.

De oplossing werd bewust visueel, eenvoudig en responsief opgebouwd. Zo blijft de app bruikbaar voor een brede doelgroep, ook voor medewerkers die minder vertrouwd zijn met digitale toepassingen.

Maaltijden bestellen

Medewerkers kunnen maaltijden en broodjes bestellen, de weekmenu’s raadplegen en hun eerdere bestellingen bekijken.
De app haalt daarbij informatie op uit Navision, zoals beschikbare artikels, prijzen en zelfs afbeeldingen van broodjes of maaltijden. Afhankelijk van de gekozen optie past de app de beschikbare keuzes aan, bijvoorbeeld broodsoort of voorkeuren zoals met of zonder groenten.
Verlof aanvragen

Daarnaast kunnen medewerkers hun verlof aanvragen en opvolgen. Ze krijgen een duidelijk overzicht van hun afwezigheden en verloftellers. Wanneer iemand verlof aanvraagt, wordt die informatie automatisch doorgestuurd naar Navision, waar de verdere logica en verwerking gebeurt.
Ziektemeldingen

Ook ziektemeldingen verlopen via de app. Medewerkers kunnen een ziekteperiode registreren, een opmerking toevoegen en eventueel meteen een ziektebriefje meesturen. Op smartphone kan dat eenvoudig door een foto te nemen van het attest.
Omdat de gebruikers niet allemaal over een Outlook-account beschikken, verloopt het versturen van het ziektebriefje via een automatische flow. Zo hoeft de medewerker zelf niet aan te melden in Outlook.

Slim gekoppeld met Navision

Achter de eenvoudige gebruikerservaring zit een sterke technische koppeling. De app haalt gegevens op uit Navision en schrijft nieuwe aanvragen terug weg naar de juiste tabellen. De bestaande bedrijfslogica blijft dus behouden in Navision, terwijl de medewerkers via een moderne interface kunnen werken.

Die koppeling maakte het project technisch uitdagend. Niet alleen klassieke data, maar ook artikels, prijzen, maatwerktabellen en afbeeldingen worden uit Navision gehaald. Voor ziektemeldingen werd daarnaast een aparte flow voorzien via Power Automate en Outlook, zodat e-mails automatisch naar het juiste adres worden verzonden.

OptimaT schakelt binnenkort ook over naar Dynamics 365 Business Central Online. De Power App is klaar om mee te migreren, zodat de oplossing kan blijven meegroeien met hun digitale omgeving.

Het resultaat voor OptimaT

Minder administratie, meer efficiëntie

Dankzij de Power App kunnen medewerkers van OptimaT vandaag zelf hun dagelijkse aanvragen registreren. Dat zorgt voor meer zelfstandigheid op de werkvloer en minder manuele administratie bij afdelingsverantwoordelijken, assistenten en ploegchefs.

Waar vroeger elke broodjesbestelling, verlofaanvraag of afwezigheidsmelding via een tussenpersoon moest passeren, komt de informatie nu rechtstreeks in het juiste systeem terecht. Dat maakt de werking efficiënter, vermindert de kans op fouten en geeft medewerkers een laagdrempelige digitale tool die aansluit bij hun dagelijkse realiteit.

Digitale innovatie met impact op de werkvloer

Voor OptimaT levert deze digitale receptie meer op dan louter gebruiksgemak. Door administratieve processen te automatiseren en rechtstreeks te koppelen aan de bestaande ERP-omgeving, versterkt het bedrijf de efficiëntie van zijn interne werking.

De samenwerking met Dynamate toont hoe gerichte digitalisering kan bijdragen aan een moderne, performante en toekomstgerichte organisatie.

Maak dagelijkse processen slimmer met Power Apps

Wil je ook dagelijkse processen digitaliseren zonder je bestaande systemen overboord te gooien? Dynamate helpt je om gebruiksvriendelijke Power Apps te bouwen die perfect aansluiten op je werking, medewerkers en achterliggende bedrijfssoftware.

Ontdek wat Power Apps voor jouw organisatie kunnen betekenen. Neem contact op met Dynamate en we denken graag met je mee.

Meer info?

Plan een gesprek in met Peter en ontdek alle mogelijkheden voor jouw organisatie.

Boek nu een gesprek

Contacteer ons

Let’s
—talk!

Neem contact op

Mis nooit meer een update van Dynamate!

Ben je klaar om je kennis voortdurend te verrijken of op zoek naar hulp van onze digitale experts? Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste inspirerende inzichten, praktische tips en exclusieve uitnodigingen voor onze webinars en events.